ارسال و دریافت فکس و راه اندازی منشی تلفنی

نرم افزار Talk Works Pro یکی از محصولات شرکت سیمنتک است که به دلیل کارآیی بالا به طور گسترده توسط کاربران مورد استفاده قرار گرفته است. از مزایای این نرم افزار می توان به نکات زیر اشاره کرد:

1 ـ امکان ارسال و دریافت فکس بصورت دستی و خودکار با تنظیمات متنوع و پشتیبانی زبان فارسی. 

2 ـ تنظیم و راه اندازی منشی تلفنی با پیام دلخواه و ضبط پیام ها بطور خودکار.

3 ـ امکان تبادل فایل ها بین دو کامپیوتر با فرمت باینری. 

سیستم ارسال و دریافت و همچنین بخش Answering آن بسیار ساده و راحت است و نیازی به توضیحات خاصی ندارد. در ادامه ابتدا به بخش ارسال فکس و سپس به نحوه دریافت و در انتها نیز به سیستم Answering می پردازیم.

شکل 1

• ارسال فکس :

پس از نصب نرم افزار ،برنامه یک پرینتر مجازی برای دریافت و ارسال در سیستم نصب می کند.نصب این پرینتر بسیار مهم است که در ادامه به مورد استفاده آن اشاره خواهیم کرد.

ارسال فکس به دو روش امکان پذیر است. بسته به اینکه بخواهید فکس را بطور مستقیم از داخل خود نرم افزار و یا از محیط نرم افزارهای دیگر( مانند MS Office ) ارسال کنید می توان روش مورد نظر را انتخاب کرد. بهترین حالت برای ارسال فکس ، ارسال از طریق نرم افزار های جانبی مانند MS Word می باشد.

شکل2

شکل3

• ارسال فکس از طریق نرم افزار :

 در منوی Send گزینه Fax Send New را انتخاب کنید تا پنجره ای مطابق شکل 1 باز شود. نام طرف مقابل ، شماره فکس و نام شرکت را وارد و بر روی Next کلیک نمایید.مطابق شکل 2 باید نوع Cover ( صفحه ای که متن تایپ شده در آن فکس می شود ) موضوع . متن فکس را وارد و سپس Next کنید.

در صفحه بعد، در صورتیکه بخواهید می توانید یک فایل متنی ( از نوع txt، doc ، ppt و ... ) را به متن اضافه کنید. با انجام این مراحل ، مقدمات ارسال فراهم می گردد و صفحه ای مطابق شکل 3 باز می شود. در صورتیکه بخواهید فکس در زمان مشخصی ارسال شود باید بر روی کلید Delivery کلیک و موارد آن را تنظیم نماییددر غیر اینصورت بر روی Finishکلیک کنید.پس از تائید سیستم ، بطور خودکار شماره گیری کرده و فکس ارسال خواهد شد.

• ارسال از برنامه Word :

ابتدا متن مورد نظر را در برنامه Word تایپ و سپس در قسمت File بر روی گزینه Print کلیلک نمایید.مطابق شکل 4 در قسمت Printer ، گزینه WinFax را انتخاب و Ok کنید. مطابق آنچه که در مرحله قبل گفتیم ، موارد را پر ( شکل 5) و در آخر بر روی Send کلیک نمایید تا فکس ارسال گردد (توجه داشته باشید که اغلب برای این روش از Cover Page  استفاده نمی شود) .

• ارسال فکس بصورت گروهی :

 امکان جالب این نرم افزار ارسال فکس بصورت گروهی می باشد.برای این کار حتما باید محتویات Phonebook را از قبل پر کرده باشید.به عنوان مثال باید در دفترچه تلفن ، نام و شماره فکس افراد و یا شرکت ها را وارد شده باشد.

برای ارسال فکس بصورت گروهی می توانید از یکی از دو روش قبل استفاده کنید فقط توجه داشته باشید که در منوی صفحه Send مطابق شکل 6 از قسمت Address Book لیست گروهی را که می خواهید برای آنها ایمیل ارسال کنید را با موس گرفته به قسمت Recipient منتقل کنیدو سپس بر روی Send کلیک نمایید.

• دریافت فکس :

دریافت فکس به هر دو روش دستی و خودکار امکان پذیر است. اما ابتدا باید Setup برنامه برای سیستم دریافت تنظیم گردد.در روش اتوماتیک ، نرم افزار پس از سه یا چهار زنگ ( البته تعداد زنگ بستگی به تنظیمات دارد ) بطور اتوماتیک فکس را دریافت می کند اما در روش دستی ( Manually Receive ) کاربر حتما باید اقدام به دریافت کند در غیر اینصورت نرم افزار به هیچ عنوان واکنشی نسبت به این عمل نشان نمی دهد.

شکل 4

• دریافت خودکار:

 از منوی Tools گزینه Setup و سپس  Setup Program را انتخاب کنید.

در قسمت Receive اطلاعات مربوط به مودم و تعداد زنگ های دریافت شده برای پاسخ دادن را تکمیل کنید( شکل 7)  و سپس به صفحه اصلی برنامه برگردید. درToolbar بر روی Receive کلیک و گزینه Automatic Receive را انتخاب کنید.

• دریافت دستی :

برای دریافت فکس بصورت دستی پس از شنیدن بوق فکس از طرف مقابل ، در  Toolbar بر روی Receive کلیک و گزینهManual Receive را انتخاب کنید .

• منشی تلفنی : 

همانند دریافت فکس، برای راه اندازی منشی تلفنی نیز باید تنظیمات بخش  Receive مانند مودم و  تعداد زنگ انجام شده باشند. در بخش Receive بر روی گزینه Voice Answer کلیک کنید و گزینه… Stop Message After را بر روی 20 ثانیه تنظیم کنید. این گزینه به این معنا ست که نرم افزار پس از 20 ثانیه عمل ضبط صدا را قطع کند که عملا هم کسی بیشتر از یک دقیقه پیام نمی گذارد.

شکل 5

شکل 6

• ضبط صدا :

یکی از موارد لازم برای بخش منشی تلفنی ، پیغامی (  Greeting) است که دستگاه به شخص تماس گیرنده می دهد . نرم افزار یک سری پیام های آماده با موضوعات مختلف ( شرکت در تعطیلات تابستانی به سر می برد و یا پاسخگویی فعلا مقدور نمی باشد و ... )  دارد ولی به هیچکدام از پیام ها فارسی نیستند مجبور هستید که پیام مورد نظر خود را از طریق میکروفون  ضبط کنید برای این کار موارد زیر را  انجام دهید:

در منوی Tools گزینهMachine Answering را انتخاب کنید. صفحه دستگاه پیام گیر ظاهر می شود ( شکل 8 ) .

برای انتخاب پیامی که باید پس از برقراری تماس پخش شود، بر روی کلید Greeting کلیک کنید.در پنجره Greeting بر روی  Custom کلیک نمایید.در پنجره Select Greeting مطابق شکل 9 بر روی علامت Rec کلیک کنید . پیام خود را از طریق میکروفون ضبط و بر روی کلید Stop کلیک نمایید.برای ذخیره پیام بر روی کلیدی که کنار Rec قرار دارد کلیک و سپس آن را به یک نام  دلخواه ذخیره کنید پنجره آن را ببندید.بر روی Import کلیک و فایلی که ذخیره کرده بودید را Open و در آخر بر روی Add to Prerecorded کلیک و Ok کنید.با این عمل پیام ضبط شده شما ، به عنوان پیام اصلی قرار می گیرد.

• دریافت و پخش پیام :

برای دریافت خودکار پیام و حتی فکس بر روی Menu ( شکل 8 ) کلیک و گزینه Automatic Receive  را انتخاب نمایید.

نرم افزار پس از دریافت پیام ، تعداد پیام های جدید را نمایش می دهد و می توانید آنها را گوش کنید.

سخن پایانی

سوالی که ممکن است در اینجا مطرح شود اینست که برای دریافت اتوماتیک فکس و سیستم پیام گیر ، کامپیوتر حتما باید 24 ساعته روشن باشد و این مورد ممکن است به کامپیوتر ضرر برساند و هزینه مصرف برق هم زیاد شود.اما لازم است که بدانید روشن ماندن مداوم کامپیوتر ضررش کمتر از روشن و خاموش کردن پی در پی آن می باشد. شوک ناشی از روشن شدن کامپیوتر ضرر بسیار بیشتری نسبت به روشن ماندن  طولانی مدت دارد. راه حل آن هم ساده است : 

1ـ مانیتور را در مواقعی که با کامپیوتر کار ندارید ( بیشتر از یک ساعت ) حتما خاموش کنید.

2ـ تنظیمات Power Management را به گونه ای تنظیم کنید تا سیستم بعد از مدت معینی به حالت Standby برود.

شکل 7

شکل 8

شکل 9